Om medicijnen veilig aan de cliënt te kunnen geven, werken thuiszorgmedewerkers met toedienregistratie. In de meeste gevallen is dat nu nog een papieren lijst die bij de cliënt thuis ligt. Een foutgevoelige manier van werken, bijvoorbeeld omdat de lijst al snel niet meer actueel is. Daarbij kan het netwerk van zorgprofessionals – zeker binnen de wijkzorg – bestaan uit specialist, huisarts, trombosedienst, openbare apotheek, dienstapotheek, collega zorgorganisatie, en anderen. De vraag naar het digitaliseren van de toedienregistratie en het verbeteren van de uitwisseling van medicatiegegevens wordt steeds sterker. En de COVID-19-crisis heeft de adoptie van technologie en digitalisering in het medicatieproces alleen maar versneld.
Een alternatief voor papieren toedienregistratie
Amstelring Wijkzorg biedt thuiszorg aan cliënten die hulp nodig hebben bij dagelijkse verzorging, medicatie-toediening en andere verpleegkundige zorg. Dit doen zij met circa 600 medewerkers in de regio Amsterdam, Amstelveen en Haarlemmermeer. “Vanuit de wens veilige zorg te verlenen en efficiënt samen te werken met andere zorgverleners, startte Amstelring Wijkzorg in 2014 met de introductie van een elektronisch toedienregistratiesysteem (e-TRS) en een digitale samenwerkingsomgeving”, aldus Astrid van den Berg (kwaliteit van zorg en medicatieveiligheid bij Amstelring). Altijd de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar, dat was het uitgangspunt. Iets dat met de papieren toedienregistratie niet altijd mogelijk was. Van den Berg: ‘’De papieren aftekenlijst was erg foutgevoelig. Zeker als er dingen op de toedienlijst veranderd moesten worden. Mensen gingen er dan dingen op schrijven en dat werd erg verwarrend.’’
Met CareXS Meddy zien zorgprofessionals, net als op de papieren toedienlijst, alle medicatie-informatie die zij nodig hebben in één overzicht. In één oogopslag is zichtbaar welke medicatie is toegediend en klaargezet, en welke medicatie bij de cliënt in eigen beheer is. Omdat in een digitale omgeving wordt samengewerkt, is de informatie altijd actueel en compleet. De applicatie ondersteunt zorgverleners én apothekers, huisartsen en mantelzorgers, met actuele medicatie-informatie en ingebouwde controles. Bijvoorbeeld bij de invoer van gegevens en bij de toediening. Dankzij het e-TRS hebben zorgprofessionals meer tijd over voor persoonlijke aandacht aan de cliënt en worden medicatiefouten voorkomen. Tevens kan de communicatie, en daarmee samenwerking, tussen de apotheker en zorgverlener beter ingericht worden met de digitale samenwerkingsomgeving.
Implementatie- en opschalingsproces CareXS Meddy binnen Amstelring Wijkzorg
Inmiddels is CareXS Meddy breed geïmplementeerd binnen Amstelring Wijkzorg en wordt bij zo’n 1.500 cliënten gebruik gemaakt van het e-TRS. Net als bij veel innovaties, was de gedrevenheid en volhardendheid van de initiatiefnemers een belangrijke sleutel voor succesvolle implementatie. Van den Berg: “We zijn ooit gestart met een pilot met één team, bestaande uit een enthousiaste thuiszorgmedewerker, een apotheker en slechts 2-4 cliënten. Daarnaast sloot de leverancier aan om, echt in co-creatie met elkaar, het systeem te ontwikkelen op basis van ervaringen en behoeften uit het veld”. Stap voor stap werd de organisatie meegenomen in de ontwikkeling van het e-TRS. In de eerste fase werd het digitale systeem gepositioneerd naast het papieren systeem. “We moesten in de eerste periode gebruikers vooral het vertrouwen geven dat het digitale systeem deed wat het moest doen. Men vond het nog doodeng om volledig op de techniek af te gaan. Je kunt je echter voorstellen dat het ook nogal wat volharding vroeg van teams om op papier én digitaal te werken. Onze organisatie is als een van de eerste wijkzorgorganisaties een paar jaar geleden begonnen met zelfsturende teams. De wijkteams dragen grote verantwoordelijkheid voor hun eigen groep cliënten, maar ook voor hun eigen werkproces.”, zo stelt Van den Berg. Men was niet zozeer angstig voor de technologie, maar eerder bang om iets fout te doen of niet mee te kunnen in de verandering. Van den Berg: “We hebben in deze fase ook nadrukkelijk aandacht besteed aan de integratie van de technologie in bestaande werkprocessen.”
Er werd daarom een soort ‘helpdesk’ ingericht binnen de organisatie. Een schakelfiguur, werkzaam voor Amstelring én Connected Health Solutions (leverancier CareXS Meddy), die vragen beantwoordde van zowel thuiszorgmedewerkers als ontwikkelaars. Er werden informatiemiddagen georganiseerd om gebruikers te inspireren en kennis te laten maken met CareXS Meddy. En trainingen georganiseerd om teams te leren werken met het e-TRS. Naarmate meer gebruikers de toegevoegde waarde ervoeren van het systeem, groeide ook het aantal gebruikers én ambassadeurs voor de toepassing binnen de organisatie. Van den Berg: “Natuurlijk hielp de gebruikersvriendelijkheid en eenvoudigheid van het systeem hierin mee. Binnen één uur weet iedereen wel hoe het werkt”. De (ervaren) toegevoegde waarde werd overigens niet meteen onderbouwd met uitgebreide studies. Van den Berg: “Inmiddels zijn we wel gestart met het onderbouwen van het effect met onderzoeken en enquêtes, maar daar hadden we in de beginfase geen tijd voor naast onze dagelijkse werkzaamheden”.
Ook bij apothekers groeide de interesse, met name door de onafhankelijkheid van het systeem. “Ons eerste grote succes was het aansluiten van een tweede apotheker op het systeem. Daardoor beseften we dat het nu snel kon groeien”, aldus Van den Berg. Zo ondertekende in 2019 het samenwerkingsverband SIGRA, een overeenkomst met Connected Health Solutions. Apothekers en thuiszorginstellingen in Amsterdam kozen daarmee samen voor één e-TRS: CareXS Meddy.
Inmiddels draait het systeem naar verwachting en tevredenheid binnen Amstelring Wijkzorg en is het papieren systeem zo goed als afgebouwd. De praktijk blijkt echter nog steeds weerbarstig. Van den Berg: “De ‘knoppenangst’ is nog steeds aanwezig, met name onder de oudere medewerkers. En oude werkprocessen houden af en toe toch de voorkeur. We blijven daarom ook in deze fase van opschaling continu in gesprek met de organisatie en leverancier, om zo de adoptie van de toepassing onder collega’s te stimuleren.”
Vooruitblik naar de toekomst
Voor de toekomst is verdere integratie van het e-TRS met andere systemen van de verschillende partijen onvermijdelijk. Tegelijkertijd creëert dit ook uitdagingen. Van den Berg: “We dienen een reëel bekostigingssysteem in de zorg te hebben, waarin we ketenoverstijgend samenwerken. Medicatieveiligheid is immers niet een vraagstuk dat slechts de verantwoordelijkheid is van één partij. Kosten-batendiscussies staan nu soms nog het opschalingsproces in de weg.” Ook zien ze, met het verplaatsen van de zorg naar de thuissituatie, de vraag om innovatieve oplossingen groeien. Bijvoorbeeld rond infuuszorg thuis en diabeteszorg thuis. Amstelring Wijkzorg blijft dan ook in gesprek met Connected Health Solutions voor de doorontwikkeling van hun digitale oplossingen in de medicatieketen. Zo zijn ze recent gestart met een pilot voor de Thelma® smart dispenser. Thelma® helpt cliënten om het medicijngebruik zelfstandig te blijven organiseren, door reminders te sturen en medicatie aan te reiken. Op afstand blijven zorgverleners daardoor op de hoogte van het medicijngebruik van de cliënt.
Impact CareXS Meddy
Begin 2021 is een impact framework opgesteld om de mogelijke maatschappelijke impact van CareXS Meddy in kaart te brengen. Het impact framework is daarbij gebaseerd op de uitgangspunten van een maatschappelijke businesscase.
Het onderzoek laat zien dat de inzet van het e-TRS alle betrokkenen inzicht geeft welke medicatie op welk moment aan de cliënt moeten worden toegediend. Samengevat draagt CareXS Meddy daardoor bij aan:
- De kwaliteit van zorg: Het bieden van een online en altijd actueel medicatieoverzicht verhoogt therapietrouw en medicatieveiligheid. Daarnaast brengt het regionale samenwerkingsverbanden in stelling. Dit stimuleert om op andere gebieden samen te gaan werken. En de zorg rondom de patiënt nóg beter in te richten. Zo geven thuiszorgmedewerkers aan dat zij tevreden zijn over de kwaliteit van de informatieoverdracht tussen CareXS Meddy en de apotheek. En dat wanneer de kwaliteit van de informatieoverdracht onvoldoende is, deze vaak te wijten is aan (mis)communicatie met huisartsenpraktijken en ziekenhuizen, en niet zozeer met de apotheek;
- De doelmatigheid van zorg: Meer patiënten van zorg voorzien met minder zorgverleners en daardoor inspelen op de toenemende zorgvraag. Zo besparen thuiszorgmedewerkers door het werken met CareXS Meddy gemiddeld bijna 21 uur per persoon per jaar op zaken omtrent medicatieveiligheid. Daarnaast geeft zo’n 42% van hen aan dat ze door het e-TRS minder vaak (telefonisch) onderbroken worden tijdens de uitvoering van het werk. En dat ze minder onnodig e-mailen naar en telefoneren met de apotheker;
- De betaalbaarheid van zorg: Betere kwaliteit van zorg leveren met minder geld en tijd om zo de zorg toekomstbestendig te maken. Eerdere studies lieten al zien dat ongunstige effecten en complicaties, veroorzaakt door medicatiefouten, hoge kosten met zich meebrengen. Een hogere medicatieveiligheid komt de gezondheid van de patiënt ten goede. Dit uit zich ook in minder zorgvraag en minder medicatievoorschriften. Zo houdt de tijdsbesparing van de thuiszorgmedewerker verband met een kostenbesparing. Daarbij leidt inzet van CareXS Meddy tot een effectievere inzet van medicatie.
De medicatieketen kent daarmee opnieuw een mooi voorbeeld waarbij technologie wordt ingezet als middel door zorgorganisaties om de chronische en complexe zorg thuis doelmatiger, betaalbaarder en kwalitatief beter te maken.
